Формальные и неформальные коммуникации в организации

Формальные и неформальные коммуникации в организации


В каждой организации между работниками существует два типа отношений:
формальные (официальные)
неформальные (неофициальные).
Официальные отношения регламентируются соответствующими приказами, распоряжениями, а неофициальные не регламентируются ничем и никем.
Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными. Их важнейшая функция – выполнение конкретных задач и достижение целей организации. В данном случае отношения между людьми регулируются нормативными документами: законами, постановлениями, приказами и так далее.
Неформальной группой или организацией называют стихийно образовавшуюся группу людей, вступивших в регулярное взаимодействие, чтобы достичь определенных целей. Здесь отношения формируются на основании личных симпатий. Члены данной группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов.
Неформальные группы (теневые группы) есть в каждой организации. Они являются следствием дружеских отношений. Очень важно, чтобы данный вид группы не доминировал.
Несмотря на то, что дружба не имеет ничего общего с профессионализмом, компетентностью, их влияние на деятельность организации достаточно велико. Если в неформальной группе задействовано большое количество людей, то ее власть усиливается. Она может выражаться в форме неофициального общения. Таким образом, неформальная коммуникация является одним из способов осуществления власти.
Очень важное значение приобретает способность действовать или бездействовать. Несанкционированное установление производственных норм – это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают негативное влияние на людей. Но на некоторые организации наличие таких групп имеет положительное значение, так как их члены могут работать усерднее, чем это установлено нормами. То есть неформальная группа может работать на организацию либо против нее, продвигать вперед или тормозить ее развитие.
Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияния данных групп и направит их власть в нужное русло. Влияние неформальных отношений поддается контролю. Очень важным здесь является представление о том, как и почему возникла та или иная неформальная группа. Причин этой ситуации может быть несколько:
· Чувство принадлежности. Поскольку большинство формальных организаций сознательно лишает людей социальных контактов, они вынуждены вступать в неформальные группы для обретения этих контактов.
· Взаимопомощь. Предпочтение работников прибегать к помощи своих коллег, поскольку не хотят обращаться к своим формальным начальникам. Это происходит из-за боязни критики, возможности уличения данного работника в некомпетентности, незнании определенного вопроса.
· Защита. Причиной вступления в неформальную организацию может послужить потребность в защите. Работник будет знать, что он не один.
· Симпатия. Подразумевает частое общение с наиболее симпатичными и близкими по духу людьми.
Формирование представление о неформальной группе поможет в разработке соответствующей стратегии поведения.
Необходимо понять, то теневые группы будут всегда, так как они порождаются основным принципом человеческой психики, то есть они образуются и развиваются в связи с взаимодействием людей между собой. Именно это и составляет базис неформальных организаций.
Менеджер может заставить эту группу работать на организацию.
Во-первых, он должен признать тот факт, что она существует.
Во-вторых, необходимо понять, насколько наличие неформальной группы является ценным для организации, может помочь при достижении важных для нее целей.
В-третьих, важно выявить неформальных лидеров и попробовать управлять ими.
Кроме того, имеет место попытка объединения целей данной группы и формальной организации.
Существуют определенные признаки, характерные для данного вида связей. В первую очередь, неформальные группы осуществляют социальный контроль за своими членами. То есть устанавливаются и укрепляются нормы приемлемого и неприемлемого поведения, нарушение которых приводит к порицанию и даже исключению из группы. Менеджер должен иметь в виду, что этот контроль может оказывать положительное влияние на достижение целей формальной организации.
Следует отметить, что в неформальных группах часто наблюдается сопротивление переменам, в связи с боязнью за дальнейшее существование группы.
Как уже было отмечено, особое внимания заслуживают неформальные лидеры. В отличие от лидера формальной организации, который имеет поддержку в виде делегированных ему полномочий и действует в отведенной ему функциональной области, у неформального лидера существует другая опора – признание его группой. Сфера влияния такого лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Он помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.
Таким образом, существование в организации неформальных групп помогают в укреплении трудового коллектива, и формальному руководителю организации следует их поддерживать. Товарищеские контакты во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в организации, что оказывает положительное влияние на ее деятельность.
Огромное значение во взаимодействии каждого человека в коллективе играет такой аспект, как проявление лидерских качеств каждого члена общества, выстраивания им определенной стратегии поведения, направленной либо на достижение успеха, либо на избегание неудачи. Проявление неформальных лидерских качеств в курсантской среде можно четко отследить при помощи таких методик как: социометрия и диагностика лидерских способностей (Е.Жариков, Е.Крушельницкий).
Диагностика лидерских способностей Жарикова и Крушельницкого представляет собой тест, состоящий из 50 вопросов с вариантами ответа «да» или «нет», направленный на получение данных о лидерских способностях человека. Методика используется для Выявления наличия и степени развития управленческих и лидерских качеств руководителя. Можно использовать в «батарее» тестов, особенно эффективно – вместе с социометрией. Целесообразно применять при решении следующих задач: подбор и расстановка кадров; психологическая совместимость сотрудников; оптимизация социально-психологического климата в коллективе и др.
Социометрия — теория измерения межличностных отношений, автором которой является американский психиатр и социальный психолог Дж. Морено. Реже социометрией называют методику изучения внутригрупповых связей и иерархии в малых группах. Одной из инноваций Морено является так называемая социограмма. Это схема, которая представляет собой несколько концентрических кругов. Каждый из кругов соответствует количеству предпочтений в данной группе (чем ближе к центру — тем больше предпочтений). Предпочтения выявляются путём опросов или других исследований. В центр помещается наиболее популярный член группы (или несколько членов), далее — менее популярные, по мере убывания, вплоть до изгоев (крайний,внешний круг). Между индивидами прочерчиваются линии со стрелками, обозначающие обоюдную либо одностороннюю симпатию или антипатию. Повторные измерения, проведенные в той же группе, позволяют исследовать динамику отношений. Модифицированный вариант социометрии может применяться и для исследования более крупных групп, например, организаций или групп населения. Социометрия является прикладным методом как в психологии (социальная психология, психотерапия), так и в социологии.
Исследование было проведено среди двух групп курсантов: первая – первого курса, вторая – выпускного курса, и одной группы – солдат, проходящих военную службу по контракту и призыву (автомобильная рота). Средний возраст выборки первого курса военного института и военнослужащих автомобильной роты – 18-20 лет, выпускного курса – 22-24 года. Выборка – автомобильная рота – 21 человек, первый курс военного института – 20 человек, выпускной курс – 24 человека. Всего проведено 2 тестовых методики среди 65 человек.
Ход исследования состоял из трех частей:
1. Подготовительная;
2. Основная;
3. Заключительная;
На подготовительном этапе был разработан стимульный материал, включающий себя подготовку бланков исследования и специальных карточек с необходимым содержанием для проведения теста лидерских способностей Жарикова и Крушельницкого.
Основная часть включала непосредственно сам ход проведения тестовых методик с испытуемыми, дополнительной беседы по уточняющим вопросам, необходимых для конкретики и чистоты исследования.
На заключительной части были обработаны тесты и интерпретированы полученные результаты, что позволило получить определенную картину исследования.
Для более точного сравнительного анализа были созданы практически одинаковые условия проведения исследования:
- инструкция оглашалась в одинаковой последовательности и с одним тембром голоса несколько раз подряд;
- аудитории была подобрана по освещенности и вместительности как можно удобнее, так, чтобы всем хватило места;
- время суток так же было выбрано в первой половине дня для группы, чтобы усталость не сказалась на качестве проведения исследования;
- для прохождения тестов выделено время, равное 130% от среднего времени, необходимого для обдумывания вопросов и заполнения бланков.
После того, как было все подобрано и подготовлено, группе был предложен стимульный материал, и прочитана инструкция о порядке заполнения бланков методик. Затем, убедившись, что все усвоили порядок и правила проведения тестирования и по своему состоянию здоровья могут участвовать в нем, военнослужащим предлагалось заполнить бланки методик.
Во время заполнения испытуемые задавали вопросы по поводу порядка выполнения теста. Поэтому приходилось повторно зачитывать инструкцию отдельным военнослужащим.
После проведения тестов заполненные бланки собирались отдельно у каждого военнослужащего, при этом проверялась правильность заполнения бланка (на все ли вопросы ответил, заполнил ли свои данные). Военнослужащим, допустившим ошибки, указывалось на их недочеты при заполнении бланка и пути их устранения.
В комплексе результаты проведенных методик должны почомь выявить лидеров в коллективе, отразить проявление лидерских качеств в человеке и его авторитет в обществе. Также в ходе исследования будет подтверждена либо опровергнута гипотеза о том, что положение человека в обществе, его репутация, авторитет зависят от того, насколько сильно выражены у него лидерские качества.

По результатам исследования было выявлено: в роте из 25 человек у 15 лидерские качества выражены средне, среди 13 человек средний балл находится в диапазоне от 25 до 36 баллов, среднее арифметическое по средним показателям составляет 30,5 балла. Из 25 военнослужащих роты по данным результатов методики Жарикова и Крушельницкого, у 6 – лидерские качества выражены слабо. Показатели варьируются от 19 до 24 баллов. У одного лидерские способности выражены сильно, показатели от 36 до 39 баллов Среднее арифметическое среди средних показателей лидерских качеств составляет 29, 2 балла. Среднее арифметическое среди всех показателей – 28,85.

Таблица 1. Значение показателя лидерских качеств
№ Значение показателя лидерских качеств Уровень лидерства (диагностика лид.сп.) Авторитет в группе (социометрия)
1 29 Выражены средне Средний
2 39 Выражены сильно Средний
3 28 Выражены средне Средний
4 35 Выражены средне Средний
5 32 Выражены средне Средний
6 34 Выражены средне Средний
7 28 Выражены средне Выше среднего
8 25 Выражены средне Средний
9 23 Выражены слабо Средний
10 19 Выражены слабо Ниже среднего
11 28 Выражены средне Выше среднего
12 25 Выражены средне Средний
13 23 Выражены слабо Средний
14 19 Выражены слабо Ниже среднего
15 28 Выражены средне Выше среднего
16 25 Выражены средне Средний
17 23 Выражены слабо Средний
18 19 Выражены слабо Ниже среднего
19 28 Выражены средне Выше среднего
20 25 Выражены средне Средний
21 36 Выражены сильно Выше среднего
22 38 Выражены сильно Выше среднего
23 36 Выражены сильно Средний
24 28 Выражены средне Средний
25 30 Выражены средне Средний

Данные показатели свидетельствуют о нормальном состоянии группы, средний показатель баллов по группе отражает, что большинство членов роты, как и положено, обладают средними лидерскими способностями, что и проявляют в своей жизнедеятельности. Из шести военнослужащих два – проходящие военную службу на должностях младших командиров. Это та